Comment faire venir ses équipes au bureau ?

Le télétravail a bouleversé les habitudes et redéfini la manière dont les collaborateurs se connectent à l'entreprise. Aujourd'hui, de nombreux responsables RH et dirigeants se posent la question : comment favoriser le retour au bureau sans imposer, mais en donnant envie ? L'enjeu est de taille : créer un espace de travail qui rivalise avec le confort du domicile.

L'une des raisons principales motivant le retour des équipes au bureau est de faire vivre la culture et les valeurs de l'entreprise. En cas d'excès de remote, les difficultés d'engagement apparaissent tout comme la perte du sentiment d'appartenance à un collectif.

Quelles actions déployer pour que la machine du présentiel se remette en route, après l'âge d'or du full remote et du télétravail majoritaire ? Des choix à l'échelle de l'entreprise, de l'équipe, des organisations personnelles sont à envisager. Nombreux sont les leviers qui peuvent être activés pour transformer votre espace de travail en lieu d'attraction.

9 conseils très pratiques pour faire venir ses salariés au bureau 

1. Faire preuve de pédagogie. 

Prenez le temps d'expliquer pourquoi la présence dans vos espaces de travail est importante, pourquoi elle est en cohérence avec vos valeurs (si c'est le cas ;). L'engagement et la créativité se nourrissent des échanges sur site. Rappelez votre point de vue régulièrement lors de réunion collective, à l'occasion de moments importants comme l'onboarding. Illustrez votre point de vue avec des exemples concrets, personnels.

Quels sont les intérêts pour le salarié de revenir au bureau ? Les échanges sur site nourrissent l'engagement et la créativité, favorisent les collaborations spontanées et renforcent le sentiment d'appartenance à l'équipe.

2. Formaliser les règles du travail hybride

Commencez par définir ce que veut dire travail hybride pour votre entreprise et vos espaces de travail. Quels lieux, quel rythme pour quelle équipe ? Tout le monde doit-il être logé à la même enseigne ?

Par exemple, si vous fixez trois jours de télétravail par semaine, laissez chaque pôle adapter ses propres règles selon ses besoins (fréquence de réunions, contact client, phoning, moments d'échanges importants, besoin de concentration). Cette approche permet d'embarquer chaque salarié dans la construction des règles de travail hybride, dont la recette est un mélange équilibré entre besoins personnels et vie d'entreprise.

Veillez toutefois à garantir la cohérence de ces décisions en regard de l'occupation globale de vos espaces de travail. L'objectif est de répartir les présences pour éviter les journées désertes ou, au contraire, les espaces saturés. Pour y parvenir, facilitez les échanges entre managers afin de synchroniser les pratiques de chaque équipe.

3. Formez les équipes au travail hybride.

La formation est clé pour intégrer en profondeur le travail hybride à la culture de votre entreprise. Proposez à vos managers des ateliers ciblés, par exemple pour repérer les signes de désengagement ou mieux organiser les tâches entre présentiel et télétravail. Encouragez-les aussi à partager leurs expériences entre pairs pour trouver ensemble des solutions concrètes.

Pour vos collaborateurs, faites de même ! Organisez des ateliers pratiques sur l’utilisation des bons outils et des méthodes de collaboration à distance. Adaptez les thèmes selon les besoins des équipes et privilégiez les formats participatifs pour que chacun s’approprie les bonnes pratiques et gagne en confiance.

4. Évaluez le bon nombre de postes 

Une fois les pratiques de travail hybride en place et les présences bien réparties, définissez/ajustez le nombre de postes adapté à la réalité de votre entreprise, et non au nombre total de salariés. En moyenne, il faut prévoir entre 60% et 70% de postes par rapport à l’effectif global.

Pensez aussi à réserver une partie de l’espace à d’autres besoins : salles de réunion, espaces de concentration ou zones créatives. Enfin, soyez attentif au taux d’occupation car le sentiment de saturation apparaît avant même l’occupation de tous les postes. Il est donc essentiel d’imaginer des espaces ouverts et agréables pour garantir le confort de tous.

5. Imaginer des espaces de travail fluides et flexibles

Pour accompagner le flux des collaborateurs en flex office, votre espace de travail doit suivre. A côté des open-space, il vous faut disposer des salles de réunion en nombre suffisant au regard de la taille de votre entreprise. Dites-vous qu'un effectif de 100 personnes doit disposer (en moyenne) d'au moins 3 salles de réunion. Dès que possible, rassemblez-les au même étage pour limiter les déplacements et maximiser les rencontres. 

Accordez une grande importance aux espaces dits "communs" : salon, point rencontre, comptoir d'accueil, salle à manger... L'ensemble de vos espaces communs doit occuper 30% de la surface globale. Le moindre petit couloir peut accueillir une table basse et des mini-sièges pour improviser des points. N'hésitez pas à multiplier les lieux d'échanges informels pour faciliter les partages. 

Bien d'autres zones peuvent être envisagées, tout dépend de la taille de votre espace, de vos moyens, de vos effectifs, etc. Soyez à l'écoute, n'hésitez pas à sonder les envies de votre équipe !

6. Aménager un espace de travail désirable 

Il est essentiel de rendre l’espace de travail aussi plaisant et accueillant que son propre cocon. Il faut que les salariés puissent reconnaître la culture d'entreprise dans le bureau, s'y sentir (presque) comme chez eux. 

Prévoyez des espaces ouverts, une décoration soignée, des plantes, une grande cafétéria conviviale. Assurez le calme avec des zones dédiées et investissez dans des équipements de qualité. Ce dernier point peut s’avérer décisif, le mobilier ergonomique pouvant faire défaut à domicile.

Ne sous-estimez pas l’importance d’une bonne restauration, même externalisée : c’est un vrai moteur de convivialité et de retour au bureau. Enfin, si vous déménagez, accordez autant d’attention au choix du site qu’à celui d’un logement idéal.

7. Créez des “Happen space” qui valent le déplacement,

Aménagez vos bureaux pour rapprocher les équipes qui doivent collaborer et faciliter les échanges spontanés. Multipliez les lieux de passage, comme une grande cafétéria ou une machine à café centrale, pour encourager les rencontres informelles. Prévoyez aussi des espaces adaptés pour organiser vos grands rituels collectifs, comme les réunions “all-hands”.

Au-delà de l’aménagement, proposez des moments qui vont donner envie de venir. Instaurez des rituels réguliers : des petits-déjeuners, des réunions pour partager la stratégie ou les succès, et des challenges inter-équipes. Offrez aussi des activités variées selon les envies : massages, cours de sport, interventions extérieures, soirées à thème.

L’essentiel est de créer une FOMO (Fear Of Missing Out) positive et du sens au déplacement. Venir au bureau devient alors l’occasion de vivre des échanges informels, de co-créer, d’apprendre et de renforcer le sentiment d’appartenance. Inutile de multiplier les événements exceptionnels : privilégiez des rendez-vous conviviaux réguliers, qui deviendront de vrais temps forts pour vos équipes.

8. Procédez par étapes et gardez une approche agile

Adoptez une posture “test-and-learn” : expérimentez, ajustez, puis pérennisez ce qui fonctionne, afin de ne pas vous enfermer dans des règles trop rigides ou inadaptées.  Préférez une avancée par paliers, en expliquant à chaque étape le sens de vos décisions et en ajustant l’organisation progressivement.

Ne cédez pas trop vite aux demandes particulières. Veillez à éviter les exceptions individuelles qui pourraient créer un sentiment d’injustice au sein de vos collaborateurs. 

N’hésitez pas à déployer vos idées sans tabou, tout en assumant pleinement vos choix et en les partageant de façon transparente avec l’ensemble de l’entreprise.

9. Mesurez l’impact et décidez avec des données

Veillez à mesurer l’impact de chaque changement pour ajuster vos actions de façon éclairée. Appuyez-vous sur des données concrètes pour ajuster vos pratiques et de prendre des décisions justes, en phase avec la réalité du terrain.

Pour récolter de la data, sondez régulièrement vos équipes sur leur ressenti après chaque mise en œuvre. Tous les 6 mois, Léa Fergui a interrogé ses équipes quelques semaines après le déménagement de WeCasa. Même s’il est un peu tôt pour en tirer des conclusions définitives, des premières infos peuvent être relevées.

Ainsi, après le changement de site, 86 % des collaborateurs se sentent plus productifs et 56 % plus inspirés, avec une hausse volontaire des jours de présence au bureau.

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