Nouveau siège, nouveaux usages : les secrets d'une métamorphose réussie

Déménager les bureaux d'une entreprise peut être l'occasion de repenser en profondeur l'organisation du travail et d'insuffler une nouvelle dynamique collective. C'est exactement le pari qu'a fait Endress+Hauser avec son nouveau siège "Nexus" à Cernay.

En 2024, ce leader industriel a choisi de ne pas faire les choses à moitié : nouveau bâtiment, nouvelle organisation, nouvelle façon de travailler. Exit les bureaux attitrés, place au flex office. Un tel changement nécessite un accompagnement sur mesure et c’est Morning qui a été choisi pour le mener à bien. Dans le viseur : lever les appréhensions au sein des effectifs, créer des espaces qui collent aux usages de chaque équipe, transformer chaque collaborateur en acteur du changement.

Avec 12 ambassadeurs internes embarqués, Morning a déployé une méthodologie en deux phases, qui prend en compte la culture d'Endress+Hauser, l'autonomie nécessaire à chaque équipe et les rythmes de travail individuels :

1. La phase d'écoute et d'analyse : comprendre en détail les usages actuels et les besoins de chacun à travers questionnaires et entretiens.
2. La phase de co-création : imaginer et concevoir les futurs espaces main dans la main avec les collaborateurs.

1. Un nouvel espace pour une nouvelle organisation 

L'ancien siège d'Endress+Hauser à Huningue est un bâtiment composé de multiples extensions, ajoutées au fil des années comme autant de chapitres architecturaux. Le résultat ? Un patchwork de bureaux où cohabitent près de 150 collaborateurs, avec des équipements d'âges différents, et des niveaux de performance à optimiser.

Dans cet environnement, chaque équipe occupe son territoire : des petits bureaux fermés de 3 à 7 personnes, où les collaborateurs travaillent entre pairs. Les commerciaux avec les commerciaux, les comptables avec les comptables. Une organisation qui semblait logique à l'époque : pourquoi se déplacer quand tous vos interlocuteurs sont dans la même pièce ?

Casser les silos pour se tourner collectivement vers la satisfaction client

L'arrivée d'un nouveau directeur général marque un tournant. Sa vision : placer le client au centre de toutes les attentions. Exit l'organisation en silos, place à une structure plus horizontale où la collaboration devient la règle.

Il faut que quelqu'un de la comptabilité puisse entendre ce qui se passe lors d'une négociation commerciale. C'est en comprenant le quotidien de chacun qu'on peut faire mieux pour ses clients.

Cette nouvelle approche nécessite un environnement de travail différent, pensé pour la communication et les interactions spontanées. Avec des espaces ouverts et modulables : salles de réunion, coins canapés, alcôves, phone box... Autant de lieux qui permettent aux différents métiers de se côtoyer naturellement. 

Imaginer des espaces centrés sur les usages (Activity Based Working)

Pour concrétiser cette vision, Morning s’est appuyé sur l’Activity Based Working, une approche centrée sur les usages. Le principe est simple : plus de bureau attitré, mais la possibilité pour chaque collaborateur de choisir son espace en fonction de ses besoins du moment.

L’aménagement proposé se déploie sur deux étages de 70-80 postes chacun, avec une particularité : chaque équipe dispose d'une “résidence principale” où retrouver ses collègues. Ce choix permet de répondre à une préoccupation majeure : préserver le sentiment d'appartenance dans un environnement flexible.

Cette organisation hybride offre le meilleur des deux mondes :

• Des points de repère stables avec les camps de base
• La liberté de se déplacer selon ses besoins
• Des espaces communs variés (open spaces, salons, bibliothèques, zones de détente)
• La possibilité de changer d'environnement plusieurs fois par jour

Chacun retrouve ses collègues sur le même étage, tout en ayant l'opportunité d'interagir avec d'autres services qui peuvent être sur un autre étage. Une approche qui suscite beaucoup d'enthousiasme mais également quelques appréhensions. Pour les comprendre et les lever, Morning a développé différents ateliers en étroite collaboration avec les équipes Endress+Hauser.

2. Comprendre les appréhensions et optimiser l’agencement de l’espace

L’accompagnement des équipes Endress+Hauser se déroule en 2 temps tout d'abord la phase de programmation pour comprendre l'équipe, ses besoins et ses habitudes. Puis la phase de co-création pour l'impliquer et rendre ce changement plus naturel si l'on puit dire. 

La phase de programmation

=> Objectif : Sonder les appréhensions de l’équipe face au changement et capter les usages des collaborateurs et des managers.

=> Méthodologie : 

• 1 questionnaire adressé à 200 personnes (50% de répondants) 
• 11 entretiens avec des managers pour bien saisir les habitudes au sein de chaque équipe‍
• 1 atelier “programmation” où une quarantaine de volontaires (25% des effectifs) partagent leurs appréhensions et réfléchissent à des solutions globales.‍
• 1 conférence avec Carlos Martins (Responsable Environnement de Travail et Innovation chez Allianz) pour s’inspirer et prendre du recul.‍
• 4 learning expeditions

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=> 2 niveaux d’informations collectées : 

1. Un update des pratiques au sein de l’équipe : 

Voici quelques exemples de données quantitatives issues de l’analyse des réponses au questionnaire : 

• “Les salariés consacrent moins de 20 % de leur temps aux réunions” 
• “85% des collaborateurs utilisent un double écran.” 
• “Dans l’équipe service, 62,5% des salariés sont insatisfaits du niveau sonore.” 

Autant d’informations qui vont aiguiller les réflexions lors des ateliers de co-conception.

2. Les appréhensions face au déménagement : 

En fonction des métiers, des personnes et des thématiques, les appréhensions varient. Par exemple, sur le passage en flexoffice :  

• “Je suis inquiet de ne plus avoir l'équipe au complet sur un îlot de bureau. Nous devons pouvoir interagir toute la journée”
• “La pièce est bruyante et lorsque plusieurs personnes sont au téléphone en même temps il est difficile de se concentrer”.
• “En cas d'appel, l'open space n'est pas l'idéal, et se déplacer dans une salle de réunion est compliqué. Elles sont peu disponibles et ne sont pas équipées de double écran”.

Cet atelier “programmation” permet également aux participants de se rassurer entre eux. Les appréhensions étant relatives, chacun reconsidère ses craintes au regard de celles des voisins. A noter aussi que les premières ébauches de solutions émergent à ce stade.

La phase de co-création

=> Objectif : Créer un espace de travail idéal, en groupe, qui permettra notamment de lever les appréhensions et de coller aux usages des équipes.  

=> Méthodologie : 

2 types d’ateliers proposés, répartis sur un semestre :  

• 2 ateliers “Divergence / convergence” pour déterminer - sur chaque plateau - le nombre et la disposition des salles de réunion, installation de salles silence, etc.
• 2 ateliers “Ambiances & couleurs” pour s’accorder sur un style, une ambiance, des couleurs.

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=> Ateliers “Divergence / convergence” : 

Les participants y énoncent leurs priorités en matière d’équipements, tout en prenant conscience de celles de leurs voisins. Ces ateliers déclenchent des arbitrages au sein du groupe qui connaît les contraintes budgétaires du projet. Faut-il par exemple privilégier des bureaux à hauteur variable sachant qu’une phone box vaut 4 postes à hauteur variable ? 

Une fois les pièces et les équipements sélectionnés, le groupe s’attèle au space planning pour positionner “en live” - sur les plans - les zones particulières (salles de réunions, cabines acoustiques, etc.) Une fois encore, des arbitrages sont à opérer en termes de circulation, de distance par rapport aux résidences principales et secondaires. 

=> Deux ateliers “Ambiances et matériaux” : 

Les participants composent un mood board qui va incarner le style, l’ambiance de leur futur environnement de travail, à la fois fonctionnel et accueillant.

Résultat des courses pour l’équipe Endress : un style "Modern Japandi" avec des lignes épurées, des matériaux naturels comme le bois et le lin et des solutions acoustiques intelligentes avec jeux de transparence.

L'espace devra aussi intégrer des plantes vertes, des matériaux chaleureux (parquet, fibres naturelles) et une palette de couleurs douces évoquant la nature.  

En 6 mois, l'accompagnement Morning a mobilisé 200 collaborateurs à travers des enquêtes, des learning expeditions et des ateliers de co-conception.
Résultat :  3000m² d'espaces pensés collectivement et toute une équipe investie dans ce mouvement. 

Et pour garantir la réussite de cette transformation, Morning accompagne les équipes Endress+Hauser jusqu'au bout de l'aventure. Ainsi, à l'ouverture du site, des formations sur les nouveaux usages en flex office sont proposées aux managers et à l’ensemble des collaborateurs. 

Enfin, trois mois après l'installation, un bilan est réalisé sous forme de questionnaire. Comment les équipes se sont-elles appropriées les espaces ? Les nouveaux modes de management sont-ils efficaces ? Grâce aux feedbacks récoltés et aux échanges avec les managers, Morning identifie les ajustements nécessaires et propose des solutions concrètes. 

Cette approche sur mesure transforme un simple déménagement en véritable projet d'entreprise, porteur de sens et créateur de valeur pour l'ensemble des collaborateurs.

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