Réseau, Wi-Fi, visio : 10 questions à se poser pour équiper vos bureaux

Invisible tant qu’elle fonctionne, l’informatique devient le premier irritant de la journée dès qu’elle flanche. Signe qu’un bon réseau et des équipements fiables font partie des besoins fondamentaux d’une entreprise.

Pourtant, l’IT arrive rarement en tête des discussions lors d’un projet d’aménagement. Le sujet surgit souvent en fin de chantier, quand les cloisons sont dressées et le budget ficelé. C’est regrettable quand on sait qu’un passage de câbles oublié ou une baie mal placée peut obliger à rouvrir des travaux et faire grimper la facture.

Mieux vaut donc s’y pencher dès le départ. Avant de choisir le moindre équipement, il faut évaluer vos besoins réels, sans oublier qu’une équipe devra assurer le suivi au quotidien et faire évoluer l’infrastructure avec l’entreprise.

Alice Leblond, chargée de développement de l’intégration IT chez Morning, accompagne entreprises et foncières dans l’équipement de leurs bureaux, du réseau jusqu’aux salles de visioconférence. Elle partage les dix questions à se poser, au fil d’un projet.

Avant le chantier : usages, configuration de l'espace et calendrier

1. Quels sont vos usages ?

Avant de tirer le moindre câble, il faut qualifier vos besoins. Cette étape prend du temps, mais vous vous éviterez de mauvaises surprises. Quelques questions à vous poser :

=> Quel est le volume précis de visios de vos équipes ? Si ce nombre est élevé, le débit du réseau et la qualité des équipements de visio deviennent prioritaires.

=> Quels sont vos besoins de sécurité ?
Certaines entreprises, notamment celles qui ont de forts besoins de sécurité, branchent chaque poste avec un câble réseau. Cela suppose un certain type d’équipements, notamment concernant la baie de brassage. 

Certaines vont plus loin et souhaitent un réseau propre, distinct de celui de l’immeuble. Pour en savoir plus sur ces enjeux de sécurité, et notamment sur la norme ISO 27001, consultez notre article L’infrastructure IT : la colonne vertébrale de vos bureaux.

=> Vos salles de réunion sont-elles saturées ? Les tablettes de réservation à l’entrée de chaque salle peuvent s’avérer fort utiles. Grâce à leurs capteurs, elles libèrent automatiquement le créneau si personne ne s’est présenté au bout de cinq minutes.  

2. Quelle est la configuration de votre espace ?

Une fois les usages clarifiés, listez les caractéristiques de votre espace de travail. Combien d'étages ? Quelle surface par niveau ? Y a-t-il de longs couloirs, des cloisons épaisses, des murs porteurs ? La structure du bâtiment peut déterminer l'architecture du réseau : le nombre de bornes Wi-Fi, leur emplacement, la manière de relier les étages entre eux. Elle pèse aussi directement sur le budget, comme nous le verrons plus loin.

Si le bâtiment n’est pas encore sorti de terre, l’idéal est d'associer votre intégrateur IT dès la conception des plans, aux côtés des autres corps de métier. Sur les projets menés avec l'équipe aménagement de Morning, par exemple, l'équipe de Morning Connect intervient dès le début, environ six mois avant la livraison.

Quelle que soit votre configuration (bâtiment neuf ou non), ayez bien conscience que les délais de livraison des équipementiers peuvent être longs.

3. Y a-t-il des contraintes architecturales spécifiques (pour les bâtiments anciens) ?

Certains bâtiments limitent les possibilités d’installation. Dans les bureaux récents, les bornes Wi-Fi se fixent au faux plafond et passent inaperçues. Dans les immeubles anciens, c’est une autre histoire : moulures, plafonds d’origine, murs protégés… il est souvent impossible de percer ou d’abîmer quoi que ce soit, que ce soit pour préserver le cachet du lieu ou parce que le bail l’interdit.

Une solution existe pourtant : intégrer les bornes au sein de mobilier sur mesure. L’équipement reste parfaitement fonctionnel, sans toucher au bâti, et se fond discrètement dans l’aménagement. Chez Morning, l’équipe mobilier est en mesure de concevoir des meubles sur mesure qui accueillent les bornes Wi-Fi sans percer un seul mur, et les rendent invisibles dans le décor.

Budget et choix du matériel : ce qu'il faut comparer avant de signer

4. Combien coûte l'équipement réseau ?

Tout va dépendre de la configuration de votre espace : nombre d’étages, arrivée de la fibre, agencement des plateaux… Selon ces critères, l’enveloppe peut varier du simple au double. Le plus fiable reste donc de faire visiter les lieux par un expert, qui vous remettra une estimation adaptée.

Chez Morning Connect, cette visite - qui fait partie de l’avant-vente - est proposée gratuitement. Sans aller jusqu’à un audit approfondi de la couverture Wi-Fi, elle permet d’obtenir une estimation sérieuse avant tout devis. À titre de repère, pour un espace d’environ 200 m², une véritable infrastructure réseau démarre autour de 300 € par mois en location, et à partir de 5 000 € à l’achat pour une installation de qualité.

Point de vigilance : méfiez-vous des fausses économies. Pour une très petite équipe, les offres « box » des opérateurs télécoms peuvent sembler attractives. Mais au-delà de cinq personnes connectées en même temps, elles montrent vite leurs limites et la connexion risque de ralentir.

5. Combien coûte une salle de visio, sur toute sa durée de vie ?

Une salle équipée, ce n'est pas seulement un écran, une caméra et des micros. C'est aussi l'installation, le support, le temps passé en interne à dépanner et le renouvellement du matériel. Pour comparer les offres, voici les postes à passer en revue :

Chez Morning Connect, une salle revient à environ 5 000 € à l'achat, installation comprise, ou à environ 150 € par mois en location, support inclus. Ce prix correspond à une salle qui fonctionne au quotidien : la réunion se lance en quelques secondes, les personnes à distance entendent distinctement chaque participant et l’image reste nette. Le matériel est aussi conçu pour durer, ce qui permet d’amortir l’investissement sur plusieurs années. Contrairement au réseau, une salle de visioconférence se chiffre rapidement : le devis part dans l'heure qui suit le diagnostic.

Autre point de vigilance : le piège le plus courant est de retenir l'offre la moins chère à l'achat alors que de nouveaux besoins seront à couvrir l'année suivante.

6. Dois-je acheter ou louer ?

Les deux options existent, pour le réseau comme pour les salles de réunion, et la logique de décision est la même.

Sur le long terme, la location coûte plus cher. La comparaison a toutefois ses limites, puisque l'achat n'inclut généralement ni le support ni le renouvellement. Son principal atout, c'est la flexibilité : si vos effectifs augmentent rapidement ou si vous déménagez, les équipements suivent.

Chez Morning Connect, la location prend toujours la forme d'un service managé, avec la possibilité d'opter pour du matériel de seconde main.

À l'achat, l'équipe assure la maintenance du matériel Cisco, la marque pour laquelle elle est certifiée. Pour des besoins très spécifiques, comme un auditorium, d’autres marques spécialisées dans la conférence seront proposées.

7. Puis-je tester les équipements de visio avant de signer ?

Pouvoir tester son matériel est essentiel. Un intégrateur sûr de son matériel doit pouvoir vous le faire tester en conditions réelles, et pas seulement lors d'une démonstration commerciale.

Comment réussir sa période de test ?

=> Testez en priorité les salles les plus sollicitées.

=> Impliquez les personnes qui font le plus de visios, ce sont elles qui repéreront les défauts.

=> Fixez vos critères avant le test (qualité du son, lancement d'une réunion, compatibilité avec vos outils), pour juger sur des faits plutôt que sur une impression.

Chez Morning Connect, chaque prospect peut tester gratuitement une salle équipée pendant une heure dans un espace Morning. Pour les projets les plus importants, les équipements sont installés sur site dès la phase de test.

Après l'installation : prise en main, support et suivi au quotidien

8. Qui accompagne mes équipes dans la prise en main ?

Aussi performant soit-il, un équipement reste inefficace si vos collaborateurs ne sont pas pleinement à l'aise pour l'utiliser. Lancer une visio, partager son écran, connecter un invité extérieur : ces gestes paraissent simples, mais une salle mal maîtrisée fait perdre de précieuses minutes en début de réunion.

Avant de signer, demandez donc à votre intégrateur ce qui est prévu au moment de l'installation. Les équipements seront-ils présentés aux utilisateurs et utilisatrices ? Qui pourront-ils solliciter en cas de doute, les premières semaines comme dans la durée ?

Chez Morning Connect, la prise en main fait partie de l'installation : l'équipe IT présente les équipements aux utilisateurs, puis reste disponible pour répondre à leurs questions. Le choix d'une gamme resserrée y aide aussi : d'une salle à l'autre, on retrouve le même matériel et les mêmes gestes.

9. Le support est-il inclus ? Que couvre-t-il ?

Avant de signer, faites préciser par écrit ce que recouvre le support. Trois points méritent une attention particulière :

=> Qui détecte les pannes ? Les équipements peuvent être reliés à une plateforme de gestion à distance, qui envoie des alertes à l’intégrateur dès qu’un problème survient. Sans ce suivi, c’est à vos équipes de signaler la panne.

=> Comment les interventions sont-elles facturées ? Si chaque déplacement est facturé au ticket, la note peut vite grimper sur une année, et vous pourriez finir par hésiter à appeler pour un petit souci.

=> L’intégrateur peut-il se déplacer facilement ? Un prestataire proche de vos locaux passera plus volontiers vérifier un point sur place.

Chez Morning Connect, les équipements sont supervisés à distance, et le support est compris dans le loyer mensuel, sans facturation à l’intervention. La plupart des incidents se règlent à distance, sans que personne s’en aperçoive. Lorsqu'une intervention physique est nécessaire, des techniciens IT déjà présents sur le terrain interviennent rapidement dans les locaux des clients.

10. Faut-il un seul interlocuteur pour le réseau et la visio ?

Mieux vaut privilégier un interlocuteur unique. Une salle de visio ne tient que par le réseau qui la porte. Si deux prestataires se partagent les équipements de visio et le réseau, chacun peut se renvoyer la responsabilité d'une panne. Avec un interlocuteur unique, ce problème sera résolu.

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Vous avez un projet d'équipement pour vos bureaux ? Demandez une visite sur place, gratuite, ou réservez une heure de test dans une salle Morning. Toutes les informations sont sur la page Morning Connect.